Политика конфиденциальности

Две разные роли

Данные покупателей (имя, телефон, e-mail, запрос) вносит в систему агентство недвижимости, которое пользуется Velvoce. По этим данным агентство - оператор (титуляр обработки), а Velvoce - обработчик: мы действуем по поручению агентства. Если вы покупатель и хотите узнать, почему ваши данные в системе, исправить или удалить их, обращайтесь в агентство, с которым вы общаетесь: решения по вашим данным принимает оно.

По трём видам данных оператор - мы: учётные записи пользователей сервиса (риэлторов, которые входят по e-mail и паролю), заявки на пробный доступ и контакты агентств недвижимости, которым мы сами предлагаем сервис.

Какие данные обрабатываются

• Покупатели и клиенты - имя и фамилия, телефон, WhatsApp, e-mail, страна и язык, codice fiscale (если внесён), запрос по недвижимости (район, бюджет, требования), встречи, платежи и заметки риэлтора.
• Пользователи сервиса - e-mail для входа, язык интерфейса, дата и время входов, IP-адрес в технических журналах.
• Согласие - в карточке клиента риэлтор отмечает, получено ли согласие на обработку и какого числа. Галочка фиксирует факт, случившийся вне программы (форма на сайте, переписка, бумага), и сама по себе согласия не создаёт.
• Письма с порталов объявлений - агентство может пересылать в Velvoce уведомления, которые приходят ему с порталов объявлений (Immobiliare.it, Casa.it, Idealista) и из соцсетей. В таких письмах есть запрос покупателя, а в зависимости от портала - его имя, телефон и e-mail. Письма собираются в одном разделе программы, где риэлтор их читает и решает, заводить ли карточку клиента.
• Гости отелей - если агентство ведёт в программе гостиницы: имя и контакт (телефон или e-mail) того, кто бронирует номер, даты и число номеров.
• Обращения из Telegram - если агентство подключило свой канал: когда человек пишет под постом условленное слово, сохраняются его идентификатор в Telegram, ник и отображаемое имя, само слово и ссылки на пост и комментарий. Бот отправляет человеку в личные сообщения материал, который задало агентство.
• Заявка на пробный доступ - e-mail, оставленный на странице пробного доступа, дата заявки и отметка о входе в пробу. Пробная учётная запись безымянная.
• Агентства, которым пишем мы - название агентства, город и адрес, рабочие телефоны, e-mail и сайт - из открытых источников (PagineBianche, сайт самого агентства), а также история нашей переписки. У агентства, которое ведёт один человек, это может быть и его имя.

Цели и основания обработки

• Ведение клиентов и объектов агентства - исполнение договора между Velvoce и агентством (ст. 6.1.b GDPR) и законный интерес агентства вести свою работу (ст. 6.1.f).
• Отправка подборки объектов покупателю - действия по запросу самого человека до заключения договора либо согласие, полученное агентством (ст. 6.1.b / 6.1.a).
• Безопасность входа - законный интерес защитить учётные записи от подбора пароля (ст. 6.1.f).
• Приём писем с порталов и уведомление риэлтора - законный интерес агентства не терять обращения покупателей и отвечать вовремя (ст. 6.1.f). Это тот же самый запрос, который покупатель отправил агентству через портал; здесь он лишь собирается в одном месте.
• Черновики ответов ИИ-ассистента - законный интерес агентства отвечать покупателям и собственникам быстро и на их языке (ст. 6.1.f). Черновик только готовится, отправляет его риэлтор.
• Ответ на слово в канале агентства - действия по запросу самого человека: он написал слово, чтобы получить материал (ст. 6.1.b).
• Пробный доступ - действия по запросу самого человека (ст. 6.1.b).
• Письма агентствам - наш законный интерес предложить сервис профессионалам по их рабочим контактам из открытых источников (ст. 6.1.f). Первое письмо называет источник, отказаться можно одной строкой - после этого мы больше не пишем.

Кому передаются данные

Чтобы сервис работал, мы пользуемся перечисленными ниже поставщиками. Никто из них не получает данные для своих целей; данные не продаются и не передаются для рекламы.

• Supabase (база данных, файлы, вход) - серверы в Европейском союзе, Франкфурт. Здесь лежат данные клиентов и фотографии объектов.
• Vercel (хостинг приложения) - страницы и запросы приложения обрабатываются в регионе Франкфурта, в Европейском союзе. Поставщик - американская компания: на случай доступа из-за рубежа действуют стандартные договорные условия.
• Cloudflare Turnstile (защита страниц входа) - получает IP-адрес и технические признаки браузера того, кто открыл страницу входа или страницу заявки на пробу, чтобы отличить человека от программы. Cookies не ставит и поведение не отслеживает.
• Cloudflare Email Routing (приём писем с порталов) - уведомления, которые агентство пересылает в Velvoce, проходят через эту службу, и она передаёт их в программу. Служба работает как транзит и писем у себя не хранит: письмо разбирается и сохраняется только в нашей базе в Европе. Роль другая, чем у предыдущего пункта, хотя поставщик тот же.
• Resend (отправка писем) - серверы в Европейском союзе, Ирландия. Отправляет письма покупателям - в том числе с домена самого агентства - и письмо с пробным доступом. Получает адрес получателя и текст письма.
• OpenRouter (языковые модели) - серверы в США; запрос передаётся поставщику выбранной модели, основная модель - OpenAI. Получает текст, который риэлтор отправил на разбор или перевод, и сведения одного клиента, когда готовится черновик ответа: имя, запрос и бюджет, заметки истории, тексты последних писем, объекты агентства. Для черновика собственнику - его имя и контакты, адрес объекта и текст анкеты. В настройках учётной записи запрещены поставщики, которые используют данные для обучения. Письма с порталов обычно не уходят вовсе: их разбирают правила на наших серверах.
• Telegram (уведомления и канал агентства) - работает, только если агентство его подключило. Утреннее напоминание риэлтору: имя, город, телефон и следующее действие по клиентам, которым сегодня звонить; встречи дня - вид, время, название объекта, название встречи и заметка не длиннее 80 знаков; платежи без персональных данных. Уведомление о новом письме с портала: время и тема не длиннее 120 знаков - у некоторых порталов в теме стоит имя написавшего. Текст письма, отправитель и контакты покупателя не передаются. В канале агентства бот отвечает человеку, написавшему условленное слово.
• Zoho Mail (наша почта) - серверы в Европейском союзе. Здесь лежит переписка с нами: ответы на письма о пробном доступе, обращения агентств и запросы по персональным данным.
• Microsoft OneDrive (резервные копии) - хранит копии базы и фотографий, зашифрованные на нашем компьютере до выгрузки, чтобы данные не пропали при поломке.

Cookies

Используются только технические cookies: сессия, которая держит пользователя во входе, и запоминание языка интерфейса. Аналитики и рекламы нет, поэтому нет и баннера о согласии.

Использование искусственного интеллекта

Velvoce пользуется языковой моделью для трёх задач: превратить в поля карточки текст, который риэлтор наговорил или вставил; перевести описания объектов; подготовить черновик ответа покупателю или собственнику.

Модель не работает сама по себе в фоне. Она включается действием риэлтора: нажатием кнопки, привязкой письма к клиенту или заведением объекта из анкеты портала - и только если агентство включило ИИ-ассистента.

Никаких решений о человеке модель не принимает. Она готовит черновик, который риэлтор читает, правит и подтверждает; письмо отправляет только человек, права отправлять у модели нет. Профилирования нет, автоматизированного принятия решений по смыслу ст. 22 GDPR нет.

Письма с порталов в обычном случае разбираются по неизменным правилам на наших серверах, без модели.

Звук программа не принимает. Риэлтор может диктовать встроенной диктовкой своего телефона или компьютера - тогда речь обрабатывает производитель устройства по своим условиям, а в программу приходит уже текст.

Сколько храним

Данные клиентов живут в системе, пока их держит агентство: решение об архивировании и удалении принимает оно. Копий базы хранится четырнадцать последних, более старые удаляются. Фотографии в копиях остаются и после удаления из программы - это защита от удаления по ошибке; когда агентство уходит, мы удаляем его данные и из копий. Технические журналы входов хранятся столько, сколько предусмотрено поставщиками инфраструктуры.

У писем, пришедших с порталов, правило своё: через двенадцать месяцев текст сообщения удаляется автоматически, вместе с именем, телефоном и почтой покупателя, вынутыми из этого текста, и адресом отправителя. От письма остаётся только след состоявшегося обращения: тема, дата, портал и связь с карточкой. Тему пишет портал, и у некоторых порталов в ней стоит имя написавшего - то же самое имя в любом случае остаётся в карточке клиента, пока её держит агентство. Отдельное письмо риэлтор может удалить в любой момент, не дожидаясь двенадцати месяцев.

Пробный доступ удаляется автоматически: песочница - через тридцать дней после окончания пробы, безымянная учётная запись - следующей ночью. E-mail из заявки на пробу и контакты агентств, которым мы пишем, хранятся, пока идёт общение; по просьбе удаляем сразу.

Ваши права

Вы вправе получить доступ к своим данным, потребовать их исправления или удаления, ограничить обработку или возразить против неё, а также получить данные в читаемом виде. Если данные внесены агентством, обращаться нужно в это агентство; мы помогаем ему исполнить запрос.

По данным, где оператор Velvoce (учётные записи пользователей, заявки на пробу, контакты агентств, которым мы пишем), обращайтесь напрямую к нам.

Чтобы удаление было настоящим, программа даёт агентству средства его выполнить: удаляется и карточка клиента, и каждое отдельное письмо с портала - вместе с текстом обращения и контактами, которые в нём есть.

Написать нам напрямую: privacy@velvoce.com.

Вы также вправе подать жалобу в надзорный орган Италии - Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).